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Aktionen

Beispiel: Aktion Webhook

Basierend auf Events innerhalb von Testify können auch selbstständig Webhooks als Aktionen im Workflow-Management hinzugefügt werden. Dies ist durch Auswahl des Bereichs “Webhook” mit dem Typ “auslösen” möglich. Als Parameter muss eine URL angegeben werden, optional können eine Kennung, ein HTTP-Anfrage-Timeout und HTTP-Statuscodes, die den Erfolg anzeigen, eingegeben werden.

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Beispiel: Aktion PDF generieren

Die Erzeugung von PDF-Protokollen ist auch automatisiert als Aktion über einen Workflow möglich. Diese Prozessautomatisierung soll die Generierung von PDFs für die gefilterten Checklisten starten. Auf Basis der Events können Filter gesetzt werden, um genau zu definieren, für welche Prüfobjekte oder Checklisten die automatisierte PDF-Generierung stattfinden soll.

Als Voraussetzung für diesen Automatismus ist es vorab notwendig, ein entsprechendes Event zu definieren:

• Bereich: Checkliste

• Typ: geändert

• Restliche Filter nach Belieben

Im Anschluss kann die Aktion definiert werden:

• Bereich: PDF

• Typ: generieren

• Parameter: Auswahl des gewünschten PDF Protokoll-Profils sowie der Sprache

Beispiel: Aktion Benachrichtigung senden

Benachrichtigungen können durch Checklisten, Mängel, Prüfobjekte, Benutzer oder Timer ausgelöst werden. Dabei kann die Sprache, die Nachricht, der Empfänger (Benutzer oder Gruppe) sowie der Benachrichtigungstyp (Mail, In-App) definiert werden. Zusätzlich dazu können die benutzerdefinierten Nachrichten übersetzt werden.

• Event “Prüfobjekt erstellt” löst die Aktion “Benachrichtigung” aus:

Vollständige Workflows

1) Initiierung einer Checkliste beim Hinzufügen eines Prüfobjekts

Event:

Wenn ein neues Prüfobjekt von "Testify Admin" zu "Flughafen Frankfurt" hinzugefügt wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Für das hinzugefügte Prüfobjekt wird von "Testify Admin" eine Checkliste erstellt, die dem User "Testify Admin" zugeordnet und in 7 Tagen um 12:30 Uhr fällig ist.

2) Initiierung einer Checkliste beim Anlegen eines Mangels

Event:

Wenn ein neuer Mangel mit der Kategorie "Logistischer Fehler" zum "Flughafen Frankfurt" hinzugefügt wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Eine Checkliste "Logistischer Mangel - Checkliste" wird für das Prüfobjekt, bei dem der Mangel aufgetreten ist, von "Testify Admin" erstellt, dem Bereich "Engineering" zugewiesen und in 3 Tagen um 12:01 fällig ist.

3) Einleitung einer Folge von zusammenhängenden Checklisten

Event:

Wenn eine Checkliste für ein Prüfobjekt "Flughafen Frankfurt" erstellt wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

1. Eine "Elektriker - Checkliste" wird für das gleiche Prüfobjekt von "Testify Admin" erstellt, "Testify Admin" zugewiesen und 7 Tage im Voraus um 12:00 Uhr fällig.

2. Eine "Mechaniker - Checkliste" wird für dasselbe Prüfobjekt von "Testify Admin" erstellt, "Testify Admin" zugewiesen und 7 Tage im Voraus um 12:00 Uhr fällig.

4) PDF-Generierung nach Checklistendurchführung

Event:

Wenn eine Checkliste für ein Prüfobjekt "Baustellen" geändert wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Das Standard PDF-Protokoll wird nach der Änderung einer Checkliste mit dem Prüfobjekt “Baustellen” generiert.

5) Webhook: PDF-Protokoll in externes System speichern

PDF-Protokolle können auch automatisiert in externe Systeme gespeichert werden. Dafür kann kundenseitig, auf Basis unseres Webhooks, eine Schnittstelle gebaut werden, die die generierten Protokolle am gewünschten Zielort ablegt.

Event:

Wenn ein Standard PDF Protokoll für eine Checkliste mit dem Prüfobjekt "Baustellen" erstellt wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Das erstellte PDF-Protokoll wird durch die Schnittstelle mit der Aktion Webhook in einem externen System gespeichert.

6) Timer: Monatliche Zuweisung eines Mangels als Aufgabe

* bei diesem Beispiel werden Mängel zur Abbildung von Aufgaben verwendet.

Event:

Durch den Timer wird am letzten Wochentag eines jeden Monats die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Ein Mangel mit der Kategorie Projektleitung #13, dem Schweregrad A, dem Fälligkeitsdatum 2 Tage ab Event um 08:00 Uhr, mit vordefiniertem Titel und Beschreibung wird von Testify Admin erstellt und Backoffice zugewiesen.

7) Timer & Benachrichtigung: Periodische Benachrichtigungen an Personen/Gruppen

Event:

Durch den Timer wird wöchentlich freitags die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Eine Benachrichtigung mit benutzerdefinierter Nachricht in Deutsch & Englisch wird per E-Mail und In-App an den Elektriker gesendet.

8) Verzögerung: Benachrichtigung 1 Stunde vor Ablauf einer Checkliste

Event:

Wenn eine Checkliste von Testify Admin erstellt wird, wird die Aktion ausgeführt.

Verzögerung:

Die Aktion wird 1 Stunde vor Fälligkeitsdatum der Checkliste ausgelöst, sofern diese noch im Status Offen oder in Bearbeitung ist.

Aktion:

Eine Benachrichtigung mit benutzerdefinierter Nachricht wird In-App an die Person gesendet, der die Checkliste zugewiesen ist (Fallback).

9) Checkliste nach Abschluss erneut Öffnen und zuweisen

Event:

Wenn eine Checkliste mit der Checklistenvorlage Product Audit abgeschlossen wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Die Checkliste wird erneut geöffnet, dem Tischler zugewiesen und ist 1 Tag später um 12 Uhr fällig.

10) Checkliste nach Abschluss zur Verifizierung zuweisen

a) ohne individueller Benachrichtigung

Event:

Wenn eine Checkliste mit der Checklistenvorlage Product Audit abgeschlossen wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Die Checkliste wird von Test Admin an Testify Admin zugewiesen im Status abgeschlossen und ist 1 Tag später um 12 Uhr fällig.

b) mit individueller Benachrichtigung

Event:

Wenn eine Checkliste mit der Checklistenvorlage Product Audit abgeschlossen wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktionen:

Die Checkliste wird von Test Admin an Testify Admin zugewiesen im Status abgeschlossen und ist 1 Tag später um 12 Uhr fällig.

Eine benutzerdefinierte Nachricht (z. B. “Bitte um Kontrolle und Verifizierung”) wird per E-Mail und In-app versendet.

11) Dynamische Checklisten: Zuweisung von Checklisten abhängig von benutzerdefinierten Feldern

Abhängig vom benutzerdefinierten Feld eines Prüfobjekts werden unterschiedliche Checklisten zugewiesen.

Anwendungsfall: Abhängig davon, ob der Container (= das neue Prüfobjekt) ein Gefahrengut enthält oder nicht, werden unterschiedliche Checklisten automatisch zugewiesen. Dieses Beispiel funktioniert sowohl bei manuellem Erstellen eines neuen Prüfobjekts, als auch durch Übermittlung via einer Schnittstelle*.

Beispiel: Gefahrengut Ja

1. Neuer Container wird als Prüfobjekt erstellt und beinhaltet Gefahrengut:

2. Workflow wird ausgelöst:

3. Checkliste wird zugewiesen:

Beispiel: Gefahrengut Nein

1. Neuer Container wird als Prüfobjekt erstellt und beinhaltet kein Gefahrengut:

    

2. Workflow wird ausgelöst:

    

3. Checkliste wird zugewiesen:

12) Dynamische Checklisten: Aktionen abhängig vom Prüfungsergebnis mittels Scoring

Anwendungsfall: Abhängig vom Prüfergebnis sollen unterschiedliche Aktionen getriggert werden.

• Beispiel: Antwort Ja → Zuweisung an Team Konstukteure; Antwort Nein → Keine Aktion

Umsetzung: Durch Hinterlegen von Scoring erhalten Prüfergebnisse eine Gewichtung. Anhand der erreichten Punkteanzahl im Scoring werden Aktionen ausgelöst. Pro Checkliste können mehrere abhängige Prüfungen durch unterschiedliche Workflows abgebildet werden. Diese Dynamisierung funktioniert bei allen Prüfungsarten mittels Scoring. Wichtig ist, dass die Checkliste als Auslöser für den Workflow abgeschlossen wird.

• Beispiel: Antwort Ja = 2 Punkte und Nein = 1 Punkt im Scoring

Event:

Wenn eine Checkliste mit der Checklistenvorlage 8D-Report abgeschlossen wird und über 1 aber unter 3 Punkte erreicht hat, wird die Aktion ausgeführt. Die Antwort muss also “Ja” sein, damit der Workflow ausgelöst wird.

Aktion:

Die Checkliste wird erneut geöffnet und den Konstrukteuren zugewiesen.

13) Kalendereintrag bei Checklistenfälligkeit

Event:

1. Wenn eine Checkliste mit der Checklistenvorlage Abgasmessung erstellt wird, wird die Aktion ausgeführt.

2. Wenn eine Checkliste mit der Checklistenvorlage Abgasmessung geändert wird, wird die Aktion ausgeführt (z.B. Aktualisierung des Status von “In Bearbeitung auf “Abgeschlossen”).

Aktion:

Eine Kalendereinladung wird per E-Mail an den Benutzer geschickt, sofern eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt wird. Bei Hinzufügen des zweiten Events, wird der Kalendereintrag auch aktualisiert, wenn sich der Status der Checkliste oder das Fälligkeitsdatum ändert.

14) Prüfergebnis in benutzerdefiniertes Feld eines Prüfobjekts

15) Überfällige Checklisten entfernen

Event:

Wenn bei einer Checkliste mit der Checklistenvorlage 5S-Audit - Produktion das Fälligkeitsdatum erreicht und noch nicht abgeschlossen wurde, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Die Checkliste wird entfernt.

Zusammenhängende Workflows

Workflows können auch eine Folge von weiteren Workflows auslösen. Dadurch können Prozesse noch weiter abgebildet und automatisiert werden. Dabei zu beachten ist die Durchführbarkeit der Workflow-Folge. Workflows können nur dann weitere Workflows auslösen, wenn diese auch sinnvoll sind und dadurch keine Schleife entsteht. Aus diesem Grund kann manuelles Zutun zwischen zwei Workflows erforderlich sein, damit die weiteren Workflows durchgestoßen werden, da ansonsten die Folge nicht möglich ist. Hier eine Übersicht möglicher zusammenhängender Workflows:

Checkliste oder Mangel

• Workflow 1

  • Aktion: Checkliste oder Mangel erstellt oder geupdated

• Workflow 2

  • Event: Checkliste oder Mangel

  • Gültige Aktionen: PDF, Benachrichtigung, Webhook

  • Ungültige Aktionen: Checklisten, Mängel

Prüfobjekt

• Workflow 1

  • Aktion: Prüfobjekt erstellt oder geupdated

• Workflow 2

  • Event: Prüfobjekt

  • Gültige Aktionen: Benachrichtigung, Webhook

  • Ungültige Aktionen: Checklisten, Mängel

Eine Prüfobjekt löst eine Folge von Checklisten aus

Eine Prüfobjekt löst eine Checkliste aus, die eine weitere Checkliste auslöst. Dies kann beliebig oft wiederholt werden.

• Workflow 1

  • Event: Neues Prüfobjekt erstellt

  • Aktion: Neue Checkliste erstellt (Status: Offen)

→ Checkliste wird manuell bearbeitet und abgeschlossen.

• Workflow 2

  • Event: Checkliste geändert (Status: Abgeschlossen)

  • Aktion: Neue Checkliste erstellt (Status: Offen)

→ Nicht möglich wäre es, wenn die soeben erstellte Checkliste (Status: Offen) direkt eine neue Checkliste (Status: Offen) auslöst, da ansonsten eine Schleife entstehen kann. Die Checkliste muss vorher manuell bearbeitet werden (Beispielsweise Durchführen und Abschließen der Checkliste → Status abgeschlossen). Danach ist der weitere Workflow möglich.

Eine Prüfobjekt löst mehrere Checklisten aus

Sollen aufgrund eines Events (Beispielsweise neues Prüfobjekt) gleich mehrere Checklisten instanziiert werden, so können diese einfach als Aktionen im selben Workflow angelegt werden. Beispiel: https://testify.atlassian.net/wiki/spaces/TB/pages/2376630380/Workflow+Beispiele#3)-Einleitung-einer-Folge-von-zusammenh%C3%A4ngenden-Checklisten