Workflows
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Unter “Administration” im Bereich "Workflows" kann die Testify-Umgebung automatisiert werden. Das Prinzip gleicht einer “Wenn-Dann Logik”: Es können bestimmte Events definiert werden, die Aktionen auslösen. Hierzu können Trigger/Filter und Parameter hinterlegt werden, um Einschränkungen zu setzen. Diese Workflows können bearbeitet, deaktiviert und reaktiviert, aber nicht gelöscht werden.
Die Suche nach bestimmten Workflows wird durch die Suchschaltfläche oben rechts erleichtert. Nach Selektieren der Lupe kann ein bestimmter Workflowtitel eingeben werden, nach dem gesucht werden soll.
Es ist möglich, bestimmte Filter auf die aufgelisteten Workflows anzuwenden. Um die Workflows zu filtern, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter. Es können mehrere Filter gleichzeitig ausgewählt werden. Der Filter greift dann, wenn das Feld auch tatsächlich ausgewählt wurde (Beispiel Einschränkung auf Prüfobjekttyp “Maschine”). Der Filter greift nicht, wenn der Prüfobjekttyp “Maschine” im Filter ausgewählt wurde, aber kein Workflow explizit darauf eingeschränkt wurde.
Workflow erstellen
Beim Hinzufügen eines neuen Workflows muss ein Titel definiert werden. Der Titel sollte aussagekräftig sein, damit bereits im Menü ersichtlich ist, welche Aufgabe der Workflow erfüllt. Eine Beschreibung kann optional hinzugefügt werden.
Zuerst ist das auslösende Event und danach die anschließende Aktion zu erstellen. Bei Bedarf können auch mehrere auslösende Events und Aktionen hinzugefügt werden. Jedes Event, jede Aktion sowie der gesamte Workflow müssen separat gespeichert werden.
Beispiele unter Workflow Beispiele
Logik
Um einen erfolgreichen und funktionierenden Workflow zu erstellen, muss dieser auch tatsächlich möglich sein. Unlogische Kombinationen können nicht durchgeführt werden. Wurde ein Workflow erstellt, getriggert, aber nicht ausgeführt, so ist dies ein Zeichen dafür, dass dieser fehlgeschlagen ist. In diesem Fall empfiehlt sich eine Kontrolle und Änderung des Workflows auf Korrektheit. Beispiele zu möglichen Fehlern unter: Workflows | Mögliche Fehler oder Unklarheiten
Je nach Aktion und Event gibt es unterschiedliche Arten von Filter/Trigger.
Beispiel: Prüfobjekttyp, Status
Pro Filterart gibt es verschiedene Auswahlmöglichkeiten.
Beispiel: Status Abgeschlossen oder Verifiziert
Die unterschiedlichen Filterarten addieren sich. Der Workflow wird dann getriggert, wenn beide Filter zutreffen.
Beispiel: Prüfobjekttyp Maschinenbau UND Status Abgeschlossen
Es ist auch möglich, mehrere Auswahlmöglichkeiten innerhalb eines Filters zu selektieren. Diese stehen in einer Oder-Beziehung, was bedeutet, dass einer der beiden Varianten zutreffen muss, um den Workflow auszulösen. Der Workflow wird dann getriggert, wenn eine der beiden Status zutrifft.
Beispiel: Beispiel: Status Abgeschlossen ODER Verifiziert.
Wurden verschiedene Auswahlmöglichkeiten bei mehreren Filterarten selektiert, erfolgt eine Kombination aus beiden Logiken.
Beispiel: Prüfobjekttyp Maschinen ODER Elektrik UND Status Abgeschlossen ODER Verifiziert
Feldwert wenn vorhanden aus Event wiederverwenden (überschreibt obige Auswahl): Ist dieser Fallback aktiviert, so werden Werte eines Events für die Aktion verwendet. Dies ist nur dann möglich, wenn es auch tatsächlich vorherige Werte gibt.
Beispiel: Event Checkliste abgeschlossen → Aktion Checkliste erstellen. Toggle (Fallback) ist bei der Aktion beim Filter “Zugewiesen an” aktiviert → neue Checkliste wird automatisch derselben Person/Gruppe vom Event zugewiesen
Auf die Berechtigungen achten: Werden aufgrund eines Events Benachrichtigungen verchickt, so erhalten diese nur jene Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen.
Events
Im Abschnitt "Events" sind Schritte zu definieren, die erfüllt sein müssen, um die Aktion auszulösen. Vor der Erstellung von weiteren Events oder Aktionen ist es wichtig das Event zu speichern. Bei der Erstellung von Events müssen die folgenden Informationen angegeben werden:
Obligatorisch
Bereich: Der Geltungsbereich definiert die Entität, in der das Event stattfindet. Möglichkeiten: Checkliste, Mangel, Prüfobjekt, PDF, Benutzer, Timer
Typ: Der Typ definiert die Änderung der Entität und ist abhängig von der Entität. Möglichkeiten: erstellt, geändert, auslösen
Nicht obligatorisch
Filter/Trigger: Mithilfe von Filtern können die Bedingungen spezifiziert werden. Hier kann definiert werden, dass das Event nur unter gewissen Voraussetzungen gültig ist. Je nach gewähltem Typ, erscheinen folgende Auswahlmöglichkeiten:
Typ erstellt:
Filter: Filtert nach Eigenschaften des Objekts.
Beispiel: Prüfobjekttyp Maschinen → Der Workflow wird dann getriggert, wenn der Prüfobjekttyp Maschinen gewählt wurde.
Typ geändert:
Wichtig: Bei der Verwendung von Filtern, wird der Workflow nur dann getriggert, wenn sich Status oder Zuweisung geändert haben.Trigger: Definiert ein Feld, welches auf einen bestimmten Wert geändert werden muss, um den Workflow auszulösen. Diese Bedingung muss erfüllt sein, damit der Workflow ausgelöst wird.
Beispiel: Status Verifiziert → Der Workflow wird dann getriggert, wenn sich der Status auf Verifiziert ändert
Filter vor Änderung: Filtert nach Eigenschaften des Objekts vor der Änderung. Der Filter vor Änderung findet nur dann Anwendung, wenn sich die Eigenschaft auch wirklich geändert hat. Ist die Eigenschaft vor und nach dem Event gleich oder fehlerhaft, wird der Workflow nicht ausgeführt, da der Filter nicht zutrifft.
Beispiel: Status Abgeschlossen → Der Workflow wird dann getriggert, wenn der Status vor Änderung Abgeschlossen war und nach Änderung anders (z. B. verifiziert) ist.
Filter nach Änderung: Filtert nach Eigenschaften des Objekts nach der Änderung (Diese Bedingung muss zum Zeitpunkt des Ausführens des Workflows zutreffen).
Beispiel: Status Verifiziert → Der Workflow wird dann getriggert, wenn sich der Status nach Änderung auf Verifiziert ändert und vorher anders (z. B. abgeschlossen) war. Ein Filter vor Änderung kann, aber muss nicht definiert werden.
Es ist möglich die Filterarten miteinander zu kombinieren. Voraussetzung dafür ist ebenfalls wieder eine Logik und Sinnhaftigkeit. Fehlerhafte Workflows funktionieren nicht.
Folgende Kombinationen sind möglich:
Trigger & Filter vor Änderung