Arbeiten mit Data-Codes
- Tina Schuett
Inhaltsverzeichnis
Was sind Data-Codes?
Data Codes wie Barcodes, QR-Codes und DataMatrix-Codes sind spezielle Formen der Datenspeicherung, die Informationen in maschinenlesbarer Form darstellen. Sie dienen dazu, Daten effizient und schnell via mobilem Gerät zu erfassen.
Barcodes bestehen aus parallel angeordneten Strichen und Abständen und enthalten meist numerische oder alphanumerische Daten.
QR-Codes (Quick Response Codes) sind zweidimensionale Codes, die größere Datenmengen speichern können, wie Links, Text oder Zahlen.
DataMatrix-Codes sind ebenfalls zweidimensionale Codes und eignen sich besonders für kleine Produkte oder komplexe Anwendungen, da sie platzsparend und fehlertolerant sind.
Durch den Einsatz dieser Technologien können Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und die Rückverfolgbarkeit von Daten optimiert werden.
Wo kommen Bar-/QR-/DataMatrix-Codes in Testify zur Anwendung?
1. Datenerfassung in Checklisten
Um Text oder numerische Daten, die sich hinter einem Data-Code verstecken, in einer Checkliste zu erfassen, kann unter Checklistenvorlagen verwalten eine Prüfung des Typs Text eingefügt werden. Die Textprüfung ermöglicht zusätzlich zur manuellen Eingabe die Datenerfassung mittels Scan des Codes via der Kamera am mobilem Gerät.
2. Prüfungsidentifikation
Bei dieser Option kann die Person, die die Checkliste ausführt, nur auf die Sektion oder Prüfung zugreifen, wenn sie die richtige Identifikation eingibt. Die Identifikation kann auch durch das Scannen von Data-Codes eingegeben werden. (z. B. QR-Code oder via NFC).
Die Prüfungsidentifikation sowie der hinterlegte Text im QR-Code müssen ident sein. Anstelle der manuellen Auswahl kann eine Prüfung mittels “Data-Code scannen” selektiert werden.
Nähere unter Checklisten- und Prüfungseinstellungen | Sektionseinstellungen bzw. Checklisten- und Prüfungseinstellungen | Prüfungseinstellungen.
3. Auswahl von Prüfobjekten und Checklistenvorlagen
Entitäten können selbstständig mit Data-Codes versehen werden, um in den Bereichen Checkliste ausführen, Mangel erfassen und Prüfobjekte anzeigen garantiert die richtige Auswahl zu treffen.
Achtung: Default-mäßig ist die Erfassung von Data-Codes im Mandanten aktiviert. Es ist aber möglich, in den Unternehmenseinstellungen die Möglichkeit des Scans von Data-Codes Mandanten-weit zu deaktivieren. Die Schaltfläche verschwindet in allen möglichen Anwendungsbereichen.
Wie kann ich meine Prüfobjekte oder Checklistenvorlagen mit Data-Codes versehen?
Um Data-Codes zu erstellen, ist die Verwendung von einer Drittanbieter-Software notwendig.
Zum Beispiel eignen sich diverse kostenlose “QR-Code-Generatoren”, die via Suchmaschine zu finden sind, perfekt für die Erstellung von QR-Codes, usw.
Prüfobjekte (Beispiel QR-Code)
Bei Prüfobjekten muss sich die Kennung als Text hinter dem Data-Code verbergen. Näheres ist nachzulesen unter Prüfobjekte.
Die Kennung wird dann mittels online QR-Code-Generator in der Form Text in einen QR-Code verwandelt.
Der QR-Code kann somit heruntergeladen und weiter im Unternehmen verwendet und angedruckt werden.
Dieser QR-Code kann somit zur Auswahl des richtigen Prüfobjekts bei Checkliste ausführen, Mangel erfassen oder Prüfobjekte anzeigen mit einem mobilen Gerät gescannt werden (siehe Testify auf mobilen Geräten).
Checklistenvorlagen (Beispiel QR-Code)
Um den QR-Code für eine Checklistenvorlage zu erstellen, wird die ID der Checklistenvorlage verwendet. Diese ist etwas versteckt zu finden:
Im Kontextmenü der jeweils veröffentlichten Checklistenvorlage wird in das Menü Periodische Zuweisungen gewechselt.
Dort wird die ID, die ich im Link in der Browserzeile versteckt, kopiert.
Nun wird gleich vorgegangen wie unter Arbeiten mit Data-Codes | Prüfobjekte (Beispiel QR Code) nachzulesen ist und man generiert mit der ID in der Form Text einen QR-Code.
Dieser QR-Code kann nun, gleichsam wie bei den Prüfobjekten, zur Auswahl der richtigen Checkliste unter Checkliste ausführen, mit einem mobilen Gerät und der Testify Mobile App gescannt werden (siehe Testify auf mobilen Geräten).