Checkliste ausführen

Inhalt

Checklisten dienen der Überprüfung von Prüfobjekten und werden wie eine Papiercheckliste ausgefüllt.

Checkliste ausführen

Prüfobjekt auswählen

Das Prüfobjekt beschreibt, für welches Objekt die Checkliste durchgeführt wird. Die Checkliste ist später in den Checklisten des gewählten Prüfobjekts zu finden.

Data-Code scannen

Anstelle der manuellen Auswahl kann das Prüfobjekt mittels “Data-Code scannen” selektiert werden. Ein Prüfobjekt, das mit einem Bar-/QR-/Datamatrix-Code versehen ist, kann gescannt werden und wird automatisch ausgewählt.

Zur Verwendung von QR-Codes in Testify ist ein gültiger QR-Code notwendig. Die Prüfobjekt-Kennung sowie der hinterlegte Text im QR-Code müssen ident sein. Ist dies nicht der Fall, erscheint ein Suchfeld.

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NFC

Durch die NFC-Funktionalität ist es auch möglich, NFC-Tags einzulesen, um dadurch das Prüfobjekt auszuwählen. Voraussetzung dafür ist ein NFC-Lesegerät.

 

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Checklistenvorlage auswählen

Nachdem ein Prüfobjekt ausgewählt wurde, kann die gewünschte Checklistenvorlage ausgewählt werden. Verschiedene Checklistenvorlagen können von Qualitätsmanagern erstellt und auf Prüfobjekte angewendet werden. Weitere Informationen zum Erstellen von Checklistenvorlagen unter: Checklistenvorlagen verwalten

Zur Verwendung von QR-Codes in Testify ist ein gültiger QR-Code notwendig. Die Kennung, die zur Erstellung des QR-Codes benötigt wird, befindet sich in der URL der Periodischen Zuweisungen.

Weitere Optionen

Nach Auswahl der Checklistenvorlage werden folgende Optionen angezeigt:

• Zugewiesen an - der zugewiesene Benutzer findet die Checkliste in seinen Tasks und kann sie ausführen, neu zuweisen und schließen, wenn er die Berechtigungen hat.

• Fälligkeitsdatum - das Datum und die Uhrzeit geben an, bis wann die Checkliste erledigt sein soll. Wird das Datum überschritten, wird der Status der Checkliste geändert und als "Überfällig" angezeigt.

• Zuweisen - wenn die Checkliste nicht sofort ausgeführt werden soll, kann sie dem ausgewählten Benutzer zugewiesen werden. Es wird eine Checkliste erstellt und zugewiesen.

• Ausführen - die Schaltfläche 'Ausführen' wählen, um direkt in die Ausführung der Checkliste zu springen
  
  

Benutzerdefinierte Felder

Wenn die Checklistenvorlage über benutzerdefinierte Felder verfügt, können bei der Instanziierung einer Checkliste weitere Informationen angegeben werden.

Berechtigungen

• Wird die Checkliste einer Person zugewiesen, die nicht die entsprechenden Rechte hat, erscheint die Fehlermeldung “Der Benutzer ist eingeschränkt und hat keinen Zugriff auf die Checkliste”. Dies ist der Fall, wenn der Benutzer auf andere als das gewählte Prüfobjekt eingeschränkt oder keine Berechtigungen zum Bearbeiten von Checklisten hat.

• Neue Funktion: Durch eine neue Mandanteneinstellung können Benutzer nur noch Checklisten und Mängel sehen, für die sie eine Berechtigung haben. Dies ist vor allem dann relevant, wenn Benutzer eine Prüfobjekt(typ)-Einschränkung haben. Diese Funktion ist für neue Mandanten (ab Juli 2022) automatisch aktiviert. Andere Unternehmen können diese Funktion über das Solution Team aktivieren.

  • Wenn die Berechtigungen eines Benutzers nachträglich geändert werden und der Benutzer dann eingeschränkte Rechte hat, erscheint die Fehlermeldung “Der Benutzer ist eingeschränkt und hat keinen Zugriff auf die Checkliste”. Dies ist der Fall, wenn der Benutzer auf ein anderes als das ausgewählte Prüfobjekt beschränkt ist oder keine Berechtigung zum Bearbeiten von Checklisten hat.

Checkliste abarbeiten

Nach dem Starten der Checkliste wird eine Übersicht zum Titel der Checkliste, Prüfobjekttyp, Prüfobjekt sowie zur Checklistenbeschreibung angezeigt. Die Suchfunktion ist über die Lupe möglich. Diese Textsuche in Checklisten ermöglicht die Eingabe von Suchbegriffen innerhalb einer Checkliste, um dadurch zu einer gewünschten Prüfung, Sektion oder Seite zu gelangen. Dies ist besonders bei hierarchisch aufgebauten Checklisten hilfreich.

Über das Info-Icon können weitere Informationen zur Checkliste sowie zum Prüfobjekt aufgerufen werden.

• Checklisteninformationen: Titel, Beschreibung, Zugewiesen an, Fälligkeitsdatum, Anhänge

• Prüfobjektinformationen: Titel, Kennung, Prüfobjekttyp, Beschreibung, Benutzerdefinierte Felder

Durch Ausfüllen von Prüfungen kann eine Checkliste abgearbeitet werden. Es ist immer sofort ersichtlich, wann eine Prüfung von welchem Benutzer durchgeführt wurde. Ebenso ist dies sowie vergangene Ergebnisse über die jeweilige Historie ersichtlich.

Je nach getroffenen Checklisten- und Prüfungseinstellungen sowie Vorlageneinstellungen kann es hierbei zu Besonderheiten und Einschränkungen kommen. Hier finden Sie eine Übersicht möglicher Einstellungen:

Vorherige Prüfergebnisse anzeigen

Bei numerischen Prüfungen sowie bei Berechnungen können vorherige Prüfergebnisse angezeigt werden. Dies ist revisionsübergreifend möglich und kann über das Kontextmenü der jeweiligen Prüfungen angeklickt werden.

Kommentar hinzufügen

Bei jeder Prüfung kann eine beliebige Anzahl von Kommentaren zum Abbilden von Zusatzinformationen hinzugefügt werden. Neben einem Text können auch Bilder hinterlegt werden.

Mangel hinzufügen

Bei Prüfungen können Mängel erfasst werden. Dies ist durch Klick auf “Ersten Mangel erfassen” möglich. Ein Mangel kann bei negativen als auch bei positiven Prüfungsergebnissen hinterlegt werden.

Nach Ausführung einer Prüfung ist ersichtlich, ob zuvor bereits einmal ein Mangel bei dieser Prüfung hinzugefügt wurde. Dieser Mangel kann entweder angezeigt oder übernommen werden. Diese Information ist erst nach Ausführung verfügbar, unabhängig davon, ob das Ergebnis positiv oder negativ ist. Voraussetzung ist, dass es sich dabei um die selbe Prüfung handelt und die Checkliste auf das gleiche Prüfobjekt ausgeführt wurde.

Mehr Informationen unter Mangel erfassen.

Prüfungsidentifikation

Wurde eine Prüfungsidentifikation zu einer Sektion oder Prüfung hinterlegt, so erscheint das Feld “Prüfungsidentifikation” in der Kopfzeile der Checkliste. In diesem Feld kann die Prüfungsidentifikation eingegeben oder via QR-Code sowie NFC gescannt werden, um direkt zur Prüfung oder Sektion zu gelangen. Ist die Funktion “Nur über Identifier ausführbar” selektiert, so kann die Prüfung nur nach Eingabe dieser Identifikation durchgeführt werden.

Messmittel

Bei manchen Prüfungen können Messmittel(typen) hinterlegt sein, die zur Ausführung der Prüfung verwendet werden müssen. Das Messmittel muss vor dem Ausführen der Prüfung ausgewählt werden. Dies ist durch Klicken in das Feld oder (sofern vorhanden) über Scan eines Data-Codes möglich. Erst nach dem Selektieren des Messmittels kann die Prüfung ausgeführt werden.

Wurde bei einer Prüfung in den Vorlageneinstellungen nur ein Messmittel hinterlegt, so wird dies bereits bei der Prüfung vorselektiert. Dies erspart das manuelle Auswählen.

Externe Sensordaten übernehmen

Sind beim Messmittel externe Sensordaten hinterlegt, so können diese automatisiert in die Prüfung übernommen werden. Dies ist dann der Fall, wenn der Button “Gerätedaten abrufen” angezeigt wird. Durch Anklicken wird das letzte Messergebnis geladen und die Prüfung ausgefüllt.

Aktion: Zuweisen

Checklisten können mittels der Aktion “Zuweisen” einer vordefinierten Person oder Gruppe zugewiesen werden. Dieser Button kann am Ende einer Seite, Sektion oder Prüfung sein. Zuvor muss in dem Checklistenentwurf definiert werden wem die Checkliste zugewiesen werden soll (Benutzer oder Gruppe) und ob sich dadurch das Fälligkeitsdatum ändert.

Die Zuweisung via Aktionsblock ist unabhängig der Berechtigungen, die dem Benutzer via den Rollen vergeben wurde, möglich. Somit können auch Benutzer, die normalerweise keine Checkliste zuweisen können, mittels dem Button eine Checkliste zuweisen.

In der Ausführung ist der Button lediglich anzuklicken, um die Aktion zu starten.

Farbschema

Das Farbschema ändert sich abhängig vom Status einer Prüfung/Sektion/Seite

• Seiten/Sektionen: Grün zeigt an, dass alle Prüfungen positiv sind. Rot bedeutet, dass mindestens eine Prüfung negativ ist. Bei orange ist noch mindestens eine Prüfung offen. Leere Seiten/Sektionen sind grau.

• Prüfungen: Positive Prüfungen sind grün, negative Prüfungen sind rot und positive Prüfungen, die einen Grenzwert überschritten haben sind gelb.

• Checklisten: Abgeschlossene Checklisten sind hellgrün, verifizierte Checklisten sind dunkelgrün.

Checkliste schließen

Am Ende einer Checkliste kann die Checkliste abgeschlossen, jemand anderen zugewiesen oder verlassen werden:

• Verlassen: Checkliste bleibt im Status “in Bearbeitung”

• Zuweisen: Die Checkliste kann einem anderen Benutzer oder Gruppe zugewiesen werden. Ein neues Fälligkeitsdatum kann gewählt werden.

• Abschließen: Der Status der Checkliste ändert sich auf “Abgeschlossen”.

Einschränkungen zum Abschließen der Checkliste

Abhängig davon, ob die Checkliste durch Vorlageneinstellungen eingeschränkt ist, kann es zu diversen Einschränkungen, Warnungen und Fehlermeldungen kommen. Je nach Einstellung erscheint eine Warnung (Warnung beim Verlassen oder Schließen anzeigen) oder eine Fehlermeldung (Warnung beim Verlassen anzeigen / Fehler beim Schließen anzeigen) oder eine Kombination aus beidem. Folgende Warn- oder Fehlermeldungen sind möglich:

• Prüfungen: Checkliste muss 100% durchgeführte Prüfungen oder 100% positive Prüfungen beinhalten

• Mängel: Checkliste darf keine offenen Mängel beinhalten

Wurden nicht alle Erfordernisse erfüllt, erscheint eine Übersicht aller Prüfungen, die vor Abschluss anzupassen sind. Anklicken der jeweiligen Prüfung führt direkt dorthin und ermöglicht es, diese entsprechend anzupassen, sodass die Einschränkungen erfüllt sind. Die Verlinkung ist nur aktiviert, wenn das Gerät online ist, im Offline Modus ist kein Link zur Prüfung hinterlegt. Beispiel:

• Beheben eines hinzugefügten Mangels bei Einschränkung “Keine offenen Mängel”

• Ausfüllen der restlichen Prüfungen, wenn 100% ausgefüllt werden müssen.

Signatur

Ebenso kann ein Feld zum Signieren der Checkliste erscheinen:

• Signatur: Unterschreiben der Checkliste nach Abschluss.

  • Je nach Bedarf kann die Signatur optional oder verpflichtend sein.

  • Es können so viele Signaturen wie nötig über en Button “Signatur hinzufügen” hinterlegt werden