Mehrfachaktionen

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Mehrfachzuweisung

Die Funktion “Mehrfachzuweisung” ist über den Reiter “Mehrfachaktionen” aufrufbar und ermöglicht es, gleichzeitig mehrere Checklisten zu instanziieren. Dabei können verschiedene Prüfobjekte, Checklisten, Benutzer/Gruppen sowie unterschiedliche Fälligkeitsdaten gewählt werden. Dadurch kann innerhalb kürzester Zeit eine Prozesskette abgebildet und verschiedene Checklisten zugewiesen werden.

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Folgende Schritte sind notwendig:

1. Prüfobjekt auswählen

   1. Die entsprechenden Prüfobjekte einzeln auswählen: Ein oder mehrere Prüfobjekte manuell auswählen

   2. Die relevanten Prüfobjekte durch einen Filter definieren: Es werden alle Prüfobjekte berücksichtigt, die den gewählten Filtern entsprechen (Filter nach Prüfobjekttypen, Teilkomponenten und benutzerdefinierten Feldern möglich)

2. Checklistenvorlage auswählen

   1. Definieren Sie die Checklistenvorlage für eine Auswahl von Prüfobjekten: Auswahl von einer oder mehreren Checklistenvorlagen (einzeln oder via Tag)

   2. Definieren Sie, für welche Prüfobjekte die Checklistenvorlage verwendet werden soll

      1. Alle Prüfobjekte: Alle selektierten Checklisten werden allen ausgewählten Prüfobjekten zugewiesen

      2. Auswahl an Prüfobjekten: Genaue Definition, welche Checkliste welchem Prüfobjekt zugewiesen werden soll (Auswahl oder alle)

3. Benutzer/Gruppe auswählen

   1. Definieren Sie die Benutzer, die den Checklisteninstanzen zugewiesen werden sollen: Eine oder mehrere Benutzer und/oder Gruppen auswählen

   2. Jedem Benutzer der Gruppen eine Checkliste zuweisen: Ist dieser Toggle aktiviert, so wird nicht der gewählten Gruppe, sondern allen Gruppenmitgliedern die Checklisten zugewiesen

   3. Definieren Sie, welche Checklisteninstanzen dem Benutzer zugewiesen werden sollen: Genaue Definition, welche Checkliste welchem Benutzer bzw. welcher Gruppe zugewiesen werden soll (Auswahl oder alle)

4. Fälligkeitsdatum auswählen

   1. Ein Fälligkeitsdatum für alle Checklistendistanzen

   2. Unterschiedliche Fälligkeitsdaten: Auswahl & Definition von unterschiedlichen Daten pro Checklisteninstanz

Mittels dem Button “Zurück” erscheint der vorherige Schritt. Mit “Weiter” gelangt man zum nächsten. In der Übersicht unten werden die bereits getroffenen Einstellungen angezeigt.

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Sobald alle notwendigen Informationen selektiert wurden, können die Checklisten über den Button “Zuweisen” instanziiert werden. Zur Absicherung erscheint noch einmal eine Rückfrage, ob man sicher ist, dass die Zuweisung gestartet werden sollen. Danach erscheint die Meldung “Zuweisung erfolgreich gestartet”. Wurden alle Checklisten erfolgreich zugewiesen, wird, je nach Benachrichtigungseinstellungen, eine Benachrichtigung versendet.

Übersicht einer vollständigen Mehrfachzuweisung