Mangel erfassen

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Last updated: Aug 26, 2024 by Tina Schuett
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Inhaltsverzeichnis

Mängel erfassen

Mängel können sowohl im Aufgabenmenü als auch beim Abarbeiten einer Checkliste erfasst werden. Durch Auswahl von "Mangel erfassen" wird der Mangel nicht mit einer Checkliste verknüpft.

Es können verschiedene Eigenschaften definiert werden, um die Mängel zu beschreiben und zu kategorisieren. Durch Auswahl der Schaltfläche "Speichern" wird der Mangel erstellt:

  • Prüfobjekt auswählen: Um zu definieren, wo der Mangel aufgetreten ist, kann ein Prüfobjekt ausgewählt werden, das direkt mit dem Mangel verknüpft wird. Wenn kein Prüfobjekt ausgewählt ist, wird der Mangel unter 'Kein Prüfobjekt definiert' angezeigt.

  • Betroffenes Teil: Wenn ein Prüfobjekt eine Stückliste besitzt, kann beim Anlegen des Mangels ein betroffenes Teil ausgewählt werden.

  • Kategorie: Der Mangel sollte in eine passende Kategorie eingeordnet werden, um den verantwortlichen Bereich zu identifizieren, was später eine weitere Analyse ermöglicht. Je nach gewählter Kategorie kann automatisch ein Benutzer hinterlegt werden.

  • Schweregrad: Der Schweregrad beschreibt das Ausmaß oder die Wichtigkeit des Mangels.

  • Zugewiesen an: Der zugewiesene Benutzer sieht den Mangel in den Aufgaben und kann ihn bearbeiten, neu zuweisen und beheben, bei entsprechender Berechtigung.

    • Wird der Mangel einer Person zugewiesen, die nicht die entsprechenden Rechte hat, erscheint die Fehlermeldung "Der Benutzer ist eingeschränkt und hat keinen Zugriff auf den Mangel". Dies ist der Fall, wenn der Benutzer auf andere als das gewählte Prüfobjekt eingeschränkt oder keine Berechtigungen zum Bearbeiten von Mängeln hat.

  • Fälligkeitsdatum: Das Datum und die Uhrzeit geben an, bis wann der Mangel behoben werden soll. Wenn das Datum überschritten wird, ändert sich der Status des Mangels auf "Überfällig".

    • Das Fälligkeitsdatum richtet sich nach dem gewählten Schweregrad und wird automatisch hinterlegt. Eine manuelle Abänderung ist möglich.

  • Titel: Der Titel sollte den Mangel möglichst klar und kompakt wiedergeben. Später kann auf einen Titel bezogen werden, um nach bestimmten Mängeln zu suchen.

  • Beschreibung: Die Beschreibung sollte den Grund für den Mangel und andere wichtige Informationen enthalten.

  • Aufgabenmanagement: Es können einzelne Aufgaben im Mangel erstellt werden. Diese können einzelnen Personen oder Gruppen zugewiesen werden. Es ist zudem möglich Bilder oder Dateien zu den einzelnen Aufgaben hinzuzufügen. Die einzelnen Aufgaben können separat abgeschlossen werden.
    Das Feature ist über das Solution Team aktivierbar.

  • Hinzufügen und Bearbeiten von Fotos und Dateien: In der unteren rechten Ecke können über das Kamera-Symbol Fotos und Dateien zum Mangel hinzugefügt werden, um diesen zu dokumentieren oder näher zu beschreiben.

  • Benutzerdefinierte Felder: Wenn das Prüfobjekt, für das der Mangel erstellt wird, über benutzerdefinierte Felder verfügt, können bei der Erstellung des Mangels weitere Informationen angegeben werden.

Basierend auf kundenindividuellen Vorgängen kann das Standarddatum für den Kunden festgelegt werden. Das Feld "Geplant für" kann für das Datum und "Uhrzeit" für die Zeit, bis zu der der Mangel durch den "Zugewiesen an" Benutzer oder die Gruppe behoben werden soll, angepasst werden. Weitere Informationen über das Testify Solution Team.

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Fotos und Dateien hinzufügen sowie bearbeiten

Durch Klicken auf das Kamera-Symbol in der unteren rechten Ecke können dem Mangel Fotos und Dateien hinzugefügt werden, um ihn zu dokumentieren oder näher zu beschreiben.

Datengröße: Bis 4MB keine Komprimierung, ab 10MB automatische Komprimierung. Dazwischen können Benutzer selbst entscheiden, ob die Dateien komprimiert werden sollen (oder nicht).

Direkt nach dem Upload kann der Benutzer Objekte und Zeichnungen verwenden, um auf die Stelle des Mangels hinzuweisen. Das Foto kann auch nach Belieben ausgeschnitten und gedreht werden.

Sobald das Foto hinzugefügt wurde, kann es durch Klicken auf den Farbroller in der oberen rechten Ecke des Fotos bearbeitet werden.

Fotos und Dateien entfernen

Fotos und Dateien können ebenso entfernt werden. Entfernte Fotos und Dateien erscheinen im Anschluss ausgegraut und sind am Ende aufgelistet. Dies ist über die Historie nachvollziehbar und kann dort auch wieder reaktiviert werden. Entfernte Fotos und Dateien sind in den PDF Protokollen nicht ersichtlich.

 

Aufgaben bei Mängeln hinzufügen

Seit dem Update v5.3.0 können bei Mängeln auch einzelne Aufgaben angelegt werden und somit der Mangel auf mehrere Verantwortungsbereiche heruntergebrochen werden.

Das Feature “Aufgaben bei Mängeln” kann von unserem Solution Team für Ihren Mandanten freigeschalten werden.

Sobald aktiviert, erscheint unter der gewohnten Mangelerfassungs-Maske der Bereich “Aufgaben”.

Es können mehrere Aufgaben zugewiesen werden, und einzeln folgendes gewählt oder hinzugefügt werden:

  • Titel

  • Zugewiesen an

  • Foto oder Dokument

Die User, denen die einzelnen Aufgaben zugewiesen wurden, bekommen automatisiert eine in-App-Benachrichtigung (sofern die Benachrichtigungen in den Benutzereinstellungen beim Benutzer nicht aktiv abgewählt wurden). Alternativ können dort auch E-Mailbenachrichtigungen für einzelne Aufgaben eingestellt werden.

Wer Aufgaben erstellen, löschen, abschließen, und wieder erneut öffnen darf, kann im Rollenmanagement administriert werden.

Mängel beheben

Siehe: Mangelübersicht | Mangel beheben

Mangel innerhalb einer Checkliste hinzufügen

Siehe: Checkliste ausführen | Mangel hinzufügen