Periodische Zuweisungen
Inhaltsverzeichnis
Periodische Zuweisungen
Durch periodische Zuweisungen können regelmäßige Checklisten automatisch zugewiesen werden. Das bedeutet, dass Checks, die beispielsweise monatlich durchgeführt werden, automatisch einer Person zugeteilt werden.
Das Verwalten von periodischen Zuweisungen einer Checkliste kann durch Klicken auf das Kontextmenü (die drei Punkte) auf der rechten Seite einer veröffentlichten Checklistenvorlage und Auswahl von "Periodische Zuweisung" erfolgen. Der Benutzer sieht dann alle bereits vorhandenen periodischen Zuweisungen. Diese können von einem Benutzer mit den entsprechenden Rechten bearbeitet und gelöscht werden.
Periodische Zuweisungen erstellen
Das periodische Zuweisen einer Checkliste an einen Benutzer oder eine Gruppe erfolgt durch Klicken auf die orangefarbene Schaltfläche in der unteren rechten Ecke. Das Erstellen einer neuen periodischen Zuweisung ist in 4 Schritte unterteilt.
Allgemeine Infos
In diesem Abschnitt muss der Benutzer einen Titel angeben, der eine schnelle Information über die periodische Zuordnung gibt.
Zuweisung
Dieser Abschnitt enthält alle wichtigen Informationen über die periodische Zuordnung. Es können Prüfobjekttyp, Prüfobjekt, zugeordneter Benutzer oder Gruppe gewählt werden. Bei Auswahl eines Prüfobjekttypen werden die periodischen Zuweisungen auch automatisch für die darunterliegenden Prüfobjekte erstellt. Dies ist zu beachten, falls die Zuweisungen lediglich für spezifische Prüfobjekte gewünscht sind.
Weiterhin ist es möglich, die Tage vor Fälligkeit und die Uhrzeit festzulegen, bis zu der die Checkliste ausgeführt werden soll. Im letzten Feld kann der Benutzer wählen, wie viele Tage und zu welcher Uhrzeit vor der Fälligkeit die Checkliste zugewiesen werden soll. Eine Ausführung ist somit beispielsweise mehrmals am Tag (Morgen- und Abendschicht) möglich. Dadurch sind auch Einsätze auf Stundenbasis möglich und die Checkliste erscheint nur zur bestimmten, vorab definierten, Zeit.
Wiederholungen
Hier kann der Benutzer die Häufigkeit der Zuweisung einstellen. Es gibt vordefinierte Optionen (z. B. wöchentlich, monatlich,...), aber auch die Möglichkeit, eine eigene Frequenz zu erstellen.
Ablaufdatum
Hier kann ein Verfall für die periodische Zuweisung eingestellt werden. Der Benutzer kann die Option "nie" wählen, eine Anzahl von Wiederholungen definieren oder ein Datum festlegen, an dem sie abläuft.
Historie
Periodische Zuweisungen haben eine Historie, bei der alle bisherigen Schritte angezeigt werden. Diese Funktion ermöglicht es, die erfolgreichen und fehlgeschlagenen Ausführungen aller periodischen Zuweisungen zu überprüfen. Für jeden Ausführungsversuch wird ein eigener Eintrag mit allen relevanten Informationen erstellt. Um eine transparente Fehlersuche zu gewährleisten, ist es zudem möglich, Filter zu setzen und danach zu suchen.
Ebenso wird angezeigt wann eine Periodische Zuweisung aktiviert/deaktiviert wurde und ob dies automatisch oder manuell durch eine Person geschehen ist.
Die Historie kann durch Klicken auf das Kontextmenü (die drei Punkte) in der oberen rechten Ecke angezeigt werden.
Durch Auswahl des gewünschten Eintrags wird die Historie angezeigt:
Alle wichtigen Informationen sind auf einen Blick ersichtlich. Durch das Link-Icon auf der rechten Seite können die einzelnen Punkte erweitert und weitere Details angezeigt werden.
Export
Periodische Zuweisungen können auch als Excel-Datei exportiert werden, in welcher Anpassungen vorgenommen können, und welche anschließend wieder importiert werden kann, um Änderungen schnell und gesammelt durchzuführen.
Der Export befindet sich unter “Checklistenvorlagen verwalten” im oberen rechten Kontextmenü.
Die Datei verfügt über 2 Arbeitsblätter.
IDs: in diesem Arbeitsblatt können Änderungen vorgenommen werden, welche dann bei erneutem Upload schlagend werden. Die IDs der jeweiligen Entitäten können in den Kontextmenüs entnommen werden, siehe z.B. bei den Prüfobjekten:
Titles: Dieses Arbeitsblatt beinhaltet die ausformulierten Titel der einzelnen Entitäten und dient der Übersicht über die periodischen Zuweisungen.
Hier können keine Änderungen durchgeführt werden, es handelt sich um einen reinen Bericht des aktuellen Zustands der Periodischen Zuweisungen aller Checklistenvorlagen.
Aufschlüsselung der Spalten
Arbeitsblatt 1: IDs
Spalte | Bescheibung |
|---|---|
Id | ID der periodischen Zuweisung selbst |
ChecklistId | ID der Checklistenvorlage |
Title_de-AT | Titel der Checklistenvorlage in der eingestellten Sprache in den Benutzersinetellungen |
TestObjectTypeIds | Falls die periodische Zuweisung auf einen Prüfobjekttyp ausgeführt wird: ID des betreffenden Prüfobjekttyps |
TestObjectIds | Falls die periodische Zuweisung auf ein Prüfobjekt ausgeführt wird: ID des betreffenden Prüfobjekts |
AssignedToId | ID der Gruppe oder Person, der die Checkliste periodisch zugewiesen werden soll |
FirstDueDate (UTC) | Erster Zeitpunkt des Fälligkeitsdatums Format: z.B. 02.12.2024 22:00 |
AssignDaysBefore | Anzahl der Tage, rückgerechnet vom Fälligkeitsdatum, wann die Checkliste zugewiesen werden soll. Format: z.B. 7 |
AssignTime (UTC) | Zeitpunkt der Zuweisung Format: z.B. 15:00:00 |
Repetition | Einstellung der Wiederholungsform. Hier kann aus denselben Modi gewählt werden, wie sie auch im Testify Frontend eingestellt werden können. Formate:
|
RepetitionSettings | Die konkrete Einstellung des Wiederholungsformats, welches in der Spalte zuvor gewählt wurde.
Beispiele für die verschiedenen Möglichkeiten bei “Custom”: “An jedem 3. Tag”: 3;Day |
Expiration | Wann soll die Wiederholung enden? Es kann aus folgenden Möglichkeiten gewählt werden:
|
ExpirationSettings | Die konkrete Einstellung des Formats der Beendigung, welches in der Spalte zuvor gewählt wurde.
|
IsEnabled | Ist die periodische Zuweisung aktiv oder inaktiv?
|
Die Erklärungen für die Spalten “Wiederholungen” und “Beenden” im 2. Arbeitsblatt “Titles” können ebenfalls aus der Tabelle entnommen werden.
Ausnahmedaten
Mit Ausnahmedaten können Sie bestimmte Kalendertage festlegen, an denen keine periodischen Checklisten-Zuweisungen für ein Prüfobjekt erstellt werden. Typische Anwendungsfälle: Feiertage, Wartungsfenster oder beliebige Tage, an denen automatische Zuweisungen übersprungen werden sollen.
Wenn der Hintergrundprozess für periodische Zuweisungen läuft, prüft er, ob heute (in der Mandantenzeitzone, auf UTC 00:00 umgerechnet) einem Ausnahmedatum für ein Prüfobjekt entspricht. Ist das der Fall, wird die Zuweisung übersprungen und mit dem Status Skipped protokolliert.
Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Ein Mandanten-Administrator muss sie zuerst aktivieren:
Gehen Sie zu Administration → Unternehmenseinstellungen → Mandanteinstellungen
Suchen Sie die Einstellung "Ausnahmen für periodische Zuweisungen bei Prüfobjekten aktivieren"
Setzen Sie sie auf aktiv
Ausnahmedaten konfigurieren
Navigieren Sie zu Administration > Prüfobjekttypen
Öffnen Sie das gewünschte Prüfobjekt
Ein Bereich mit der Bezeichnung "Ausnahmetage für periodische Zuweisung" wird angezeigt (nur sichtbar, wenn die Einstellung aktiviert ist)
Verwenden Sie den Kalenderauswahl zum Auswählen von Daten:
Klicken Sie auf ein Datum, um es als Ausnahme hinzuzufügen
Klicken Sie erneut auf ein ausgewähltes Datum, um es zu entfernen
Vergangene Daten können nicht ausgewählt werden (nur zukünftige Daten sind zulässig)
Ausgewählte Daten werden als Chips unter dem Kalender angezeigt
Speichern Sie das Prüfobjekt — Ausnahmedaten werden gemeinsam mit dem Prüfobjekt gespeichert
Laufzeitverhalten
Der Hintergrundprozess für periodische Zuweisungen läuft gemäß Zeitplan
Für jedes Prüfobjekt wird geprüft, ob heute (in der Mandantenzeitzone, auf UTC 00:00 umgerechnet) einem aktiven Ausnahmedatum entspricht
Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird → wird keine Checklisteninstanz erstellt, und ein Logeintrag mit dem Status Skipped wird erfasst
Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird → erfolgt die Zuweisung wie gewohnt
Import/Export-Unterstützung
Ausnahmedaten können auch über Excel/CSV-Import verwaltet werden:
Spaltenname:
PeriodicAssignmentExceptionDatesFormat: Mit Semikolon getrennte Daten, z. B.
2026-01-15; 2026-02-20; 2026-03-10Unterstützt Standard-Importaktionen (Hinzufügen, Ersetzen)