Periodische Zuweisungen

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Periodische Zuweisungen

Durch periodische Zuweisungen können regelmäßige Checklisten automatisch zugewiesen werden. Das bedeutet, dass Checks, die beispielsweise monatlich durchgeführt werden, automatisch einer Person zugeteilt werden.

Das Verwalten von periodischen Zuweisungen einer Checkliste kann durch Klicken auf das Kontextmenü (die drei Punkte) auf der rechten Seite einer veröffentlichten Checklistenvorlage und Auswahl von "Periodische Zuweisung" erfolgen. Der Benutzer sieht dann alle bereits vorhandenen periodischen Zuweisungen. Diese können von einem Benutzer mit den entsprechenden Rechten bearbeitet und gelöscht werden.

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Periodische Zuweisungen erstellen

Das periodische Zuweisen einer Checkliste an einen Benutzer oder eine Gruppe erfolgt durch Klicken auf die orangefarbene Schaltfläche in der unteren rechten Ecke. Das Erstellen einer neuen periodischen Zuweisung ist in 4 Schritte unterteilt.

Allgemeine Infos

In diesem Abschnitt muss der Benutzer einen Titel angeben, der eine schnelle Information über die periodische Zuordnung gibt.

Zuweisung

Dieser Abschnitt enthält alle wichtigen Informationen über die periodische Zuordnung. Es können Prüfobjekttyp, Prüfobjekt, zugeordneter Benutzer oder Gruppe gewählt werden. Bei Auswahl eines Prüfobjekttypen werden die periodischen Zuweisungen auch automatisch für die darunterliegenden Prüfobjekte erstellt. Dies ist zu beachten, falls die Zuweisungen lediglich für spezifische Prüfobjekte gewünscht sind.

Weiterhin ist es möglich, die Tage vor Fälligkeit und die Uhrzeit festzulegen, bis zu der die Checkliste ausgeführt werden soll. Im letzten Feld kann der Benutzer wählen, wie viele Tage und zu welcher Uhrzeit vor der Fälligkeit die Checkliste zugewiesen werden soll. Eine Ausführung ist somit beispielsweise mehrmals am Tag (Morgen- und Abendschicht) möglich. Dadurch sind auch Einsätze auf Stundenbasis möglich und die Checkliste erscheint nur zur bestimmten, vorab definierten, Zeit.

Wiederholungen

Hier kann der Benutzer die Häufigkeit der Zuweisung einstellen. Es gibt vordefinierte Optionen (z. B. wöchentlich, monatlich,...), aber auch die Möglichkeit, eine eigene Frequenz zu erstellen.

Ablaufdatum

Hier kann ein Verfall für die periodische Zuweisung eingestellt werden. Der Benutzer kann die Option "nie" wählen, eine Anzahl von Wiederholungen definieren oder ein Datum festlegen, an dem sie abläuft.

Historie

Periodische Zuweisungen haben eine Historie, bei der alle bisherigen Schritte angezeigt werden. Diese Funktion ermöglicht es, die erfolgreichen und fehlgeschlagenen Ausführungen aller periodischen Zuweisungen zu überprüfen. Für jeden Ausführungsversuch wird ein eigener Eintrag mit allen relevanten Informationen erstellt. Um eine transparente Fehlersuche zu gewährleisten, ist es zudem möglich, Filter zu setzen und danach zu suchen. 

Ebenso wird angezeigt wann eine Periodische Zuweisung aktiviert/deaktiviert wurde und ob dies automatisch oder manuell durch eine Person geschehen ist.

Die Historie kann durch Klicken auf das Kontextmenü (die drei Punkte) in der oberen rechten Ecke angezeigt werden.

Durch Auswahl des gewünschten Eintrags wird die Historie angezeigt:

Alle wichtigen Informationen sind auf einen Blick ersichtlich. Durch das Link-Icon auf der rechten Seite können die einzelnen Punkte erweitert und weitere Details angezeigt werden.