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Checklistenvorlagen verwalten
Im Bereich "Checklisten Checklistenvorlagen verwalten" können Checklistenvorlagen verwaltet werden. Über das Suchfeld wie über den Filter daneben kann nach einer gewünschten Checklistenvorlage gesucht werden. Über das Kontextmenü kann die Historie angezeigt sowie Checklistenvorlagen als json.file importiert werden.
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Entwurf: Entwürfe sind Checklistenvorlagen, die noch nicht veröffentlicht sind und angepasst werden können. Sie sind weder sichtbar noch können sie von einem Benutzer ausgeführt werden.
Veröffentlicht: Veröffentlichte Checklistenvorlagen können von einem Benutzer in Form einer Checkliste ausgeführt werden.
Deaktiviert: Deaktivierte Checklistenvorlagen sind jene Checklisten, die in der Vergangenheit veröffentlicht wurden. Sie können jederzeit von einem berechtigten Benutzer wieder aktiviert und veröffentlicht werden.
Kontextmenü
Abhängig vom Bereich, in dem man sich befindet, werden unterschiedliche Optionen bei Klicken auf das Kontextmenü (die drei Punkte) auf der rechten Seite der Checkliste angezeigt:
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Checklistenvorlagen verwalten mit ISO 9001:2015
Diese Funktion ist zuerst vom Testify Admin in den Unternehmenseinstellungen einzustellen.
Ist dies aktiviert, passen sich die Auswahlmöglichkeiten im Kontextmenü entsprechend um die Erweiterungen “Zuweisen für Prüfung” bzw. “Zuweisen für Veröffentlichung” und “Prüfung zurücksetzen” an. Der Punkt “Veröffentlichen” ist solange ausgegraut, bis die Checklistenvorlage im Entwurfsmodus von Dritten freigegeben wurde.
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Freigabeprozess
Im Freigabeprozess gibt es 3 Rollen, die von von 2-3 Personen (4-Augen oder 6-Augen-Prinzip) erfüllt werden müssen:
Bearbeiter: Person, die die Checklistenvorlage zuletzt bearbeitet hat. Ein Bearbeiter kann die Checklistenvorlage einem anderen Benutzer zur Auditierung zuweisen, aber weder auditieren noch veröffentlichen.
Auditor: Kann eine Checklistenvorlage auditieren und veröffentlichen.
Herausgeber: Kann eine Checklistenvorlage veröffentlichen.
Prozessstufen
In Bearbeitung: Die Vorlage wird noch bearbeitet, aber noch nicht einem anderen Benutzer zur Prüfung zugewiesen.
In Prüfung: Vorlage ist einem Benutzer zur Prüfung zugewiesen, aber noch nicht geprüft.
In Veröffentlichung: Die Vorlage ist einem Benutzer zur Veröffentlichung zugewiesen, aber noch nicht veröffentlicht.
Veröffentlicht: Checklistenvorlage ist veröffentlicht.
Prüfungsprozess
Zuerst wird eine Checklistenvorlage im Entwurfsmodus erstellt. Die Person, die die Checkliste zuletzt bearbeitet hat, ist Bearbeiter.
Bearbeiter öffnet das Kontextmenü → Schaltfläche “Veröffentlichen” ist deaktiviert”. Mit aktiver Schaltfläche “Zuweisen für Prüfung” die Checklistenvorlage einer anderen Person zuweisen.
Checklistenstatus neu: “in Prüfung”
Das zugewiesene Teammitglied erhält eine Benachrichtigung, dass eine neue Checklistenvorlage zu prüfen ist. Mit Klick auf die Benachrichtigung öffnet sich die Übersicht aller zu prüfenden Checklistenvorlagen. Ebenso kann “nach in Veröffentlichung von” gefiltert werden.
Nach dem Prüfen der Checkliste kann mittels dem Kontextmenü in der Übersicht “Zuweisen für Veröffentlichung” selektiert werden und eine Person bestimmt werden, die die finale Prüfung vornehmen soll (Auditor / Herausgeber).
Das zugewiesene Teammitglied erhält eine Benachrichtigung, dass eine Checklistenvorlage zur Freigabe zu prüfen ist. Mit Klick auf die Benachrichtigung öffnet sich die Übersicht aller zu prüfenden Checklistenvorlagen.
Der Herausgeber kann nun die Vorlage final prüfen und über das Kontextmenü wie gewohnt veröffentlichen.
Export und Import von Daten
Das Erstellen von Inhalten ist entweder direkt in Testify durch manuelles Anlegen oder durch Export/Import möglich. Mehr zum Export/Import unter: Testify administrieren
Beispiel: Checklistenvorlage prüfen
Schritt 1: Checkliste zuweisen für Prüfung
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