Neuerhebung
Inhalt
Eine vollständige Neuerhebung ist mittels erneutem Erfassen der Nachweise durch neu zugewiesene Nachweise (=Checklisten) möglich. Es gibt 2 Möglichkeiten eine Neuerhebung durchzuführen:
Vorgehensweise #1: Neuerhebung
Grundsätzlich werden bei einer Neuerhebung alle bisherigen 2G/3G Checklisten (egal welcher Status) entfernt. Die Nachweise (=Checklisten) werden dabei auf Status “entfernt” gesetzt und die Inhalte über Nacht gelöscht. Der entfernte Nachweis (=Checkliste) ohne Benutzereingaben ist weiterhin im System vorhanden und kann mittels Filterungen in der Nachweissuche (=Checklistensuche) ausgeblendet werden.
Sobald diese entfernt sind, erhalten alle aktiven Benutzern einen neuen Nachweis (=Checkliste), der auszufüllen ist. Personen, die eine gültige Mailadresse bei ihrem Profil hinterlegt haben, erhalten nach Zuweisung eine E-Mail-Benachrichtigung.
Vorteile
Erneute Erhebung
Datenbestand vor Änderung Gesetzeslage "entfernt"
Datenbestand nach Änderung der Gesetzeslage
"Alte" Nachweise werden mittels “Cleanup” automatisch bereinigt
DE und AT
Sollte es eine eigene Checkliste für Testungen geben, ist diese nicht betroffen. Eine Neuerhebung ist nur für 2G und 3G sinnvoll.
Vorgehensweise #2: Neuerhebung mit Erhalt des bisherigen Datenbestands
Im Unterschied zur Vorgehensweise Nr.1 bleiben hier die bisher ausgefüllten Checklisten im System bestehen. Alle Benutzer erhalten in diesem Fall eine neue Checkliste zugewiesen.
In der Nachweissuche (=Checklistensuche) und im Reporting sind dadurch beide Werte (alte Checkliste und neue Checkliste) weiterhin im System vorhanden. Die “alten” Nachweise können mittels Filterungen in der Nachweissuche (=Checklistensuche) bzw. der Analysen ausgeblendet werden.
Vorteile
Erneute Erhebung
Datenbestand vor Änderung Gesetzeslage
Datenbestand nach Änderung der Gesetzeslage
Es ist zu beachten, dass aktuell in Deutschland Nachweise nur bis zu 6 Monate gespeichert werden dürfen und anschließend gelöscht werden müssen. Daher empfiehlt sich in den meisten Anwendungsfällen direkt eine vollständige Neuerhebung nach Vorgehenswese Nr.1 durchzuführen.
Manuelle Kontrolle und Verifizierung
Nachweise, die nicht vom Automatismus erkannt werden, sind manuell zu kontrollieren sowie zu verifizieren.
Nachweis ist gültig: Das Gültigkeitsdatum ist gegebenenfalls anzupassen → nach Abschluss erfolgt die manuelle Verifizierung. Eine neue Checkliste wird erst dann zugewiesen, wenn das “Gültig bis”-Datum laut Nachweis (=Checkliste) abläuft.
Nachweis ist abgelaufen: Der Nachweis (=Checkliste) ist manuell zu entfernen. Damit wird am folgenden Tag automatisch eine neuer Nachweis (=Checkliste) zugewiesen. Ein neuer Nachweis ist daher zu erbringen.
