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FAQ’s

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Wir sammeln häufige Fragen und die Antworten dazu.

Allgemein: Über Testify

 Was ist Testify?

Testify ist die flexible Enterprise-Lösung zur digitalen Qualitätssicherung Ihrer Unternehmensprozesse. Von der Wareneingangskontrolle bis zur Endabnahme und darüber hinaus können Sie mit digitalen Checklisten und Arbeitsabläufen erstellen und verwalten. Sie erhalten einen Überblick über Ihre Unternehmensprozesse, können Sicherheits- und Qualitätsstandards einführen und die Daten in den integrierten Dashboards analysieren.

 Was kann ich mit Testify alles machen?

Mit Testify können Sie alle papiergebundenen Prozesse digitalisieren und abteilungs- und unternehmensübergreifende Abläufe in einer zentralen Web-App dokumentieren und interaktiv zusammenarbeiten. Testify findet in folgenden Bereichen Anwendung:

Produktionsbegleitung, Business Process Outsourcing, Logistikmanagement, Qualitätsmanagement, Risiko Analyse, Wissensmanagement, Prozessmanagement und Arbeitssicherheit.

 Was bringt mir Testify?

Dank der digitalen Checklisten von Testify sparen Produktionsleiter und Qualitätsmanager Zeit und Aufwand bei der Mängelerfassung und Qualitätssicherung von Unternehmensabläufen wie Instandhaltung, interne Audits oder Wareneingangskontrollen. Durchschnittlich sparen unsere Kunden 40 % an Zeit, Papierchecklisten werden durch digitale Checklisten abgelöst und bei Fragen zur Produktion kann auf die revisionssichere Dokumentation zurückgegriffen werden.

Anwendungsunterlagen

 Wer führt Schulungen zum System durch?

Initiale Schulungen werden von dem Unternehmen definierten Key-User durch Testify (Wissenstransfer) durchgeführt. Weitere Schulungsmaßnahmen der End-User durch Ihr Unternehmen. 

 Können wir selbst Trainer entwickeln?

Ja, dies wird seitens Testify empfohlen. Im Sinne des Key-User-Prinzips empfehlen wir Ihrerseits eine(n) Mitarbeiter(in) oder mehrere Mitarbeiter(innen) zu nominieren, um den Wissenstransfer zu gewährleisten. Darauf basierend kann das Training Ihrer End-User sichergestellt werden.

Autorisierungsverfahren

 Wie funktioniert die Autorisierung von Usern am System, bzw. in der App?

Benutzername + Passwort (via Identy Server)
Integration via Active-Directory möglich, inkl. Azure AD Look-Up

Benachrichtigungen

 Können die Benachrichtigungseinstellungen angepasst werden?

Benachrichtigungseinstellungen können über Administration – Benutzer – Benachrichtigungseinstellungen angepasst werden. Hier kann definiert werden, zu welchem Event eine (E-Mail) Nachricht gesendet werden soll.

 Kann man auch an „Nicht-Testify-User“ Mails schicken?

Nein

 Wann werden welche Mails geschickt?

Die Einstellungen zu den Benachrichtigungen können über Administration - Benutzer - Benachrichtigungseinstellungen angepasst werden. Hier kann definiert werden, zu welchem Event eine Nachricht gesendet werden soll.

Benutzerdefinierte Felder

 Was sind benutzerdefinierte Felder?

Betrieb & Monitoring

 Wie sehen die Verträge aus?

SaaS – Lizenzvereinbarungen in Kombination mit Service Level Agreements.
Bei Schnittstellen-Projekt zusätzlich Software Delivery Agreement

 Wie ist der Betrieb vertraglich geregelt?

Via SaaS Lizenzvereinbarungen und Service Level Agreements
Sonderbedingungen bei On Premise-Hosting (z. B.: Lizenzaudits)

 Ist ein Monitoring eingerichtet?

Ja, via Application Insights in Testify Shared Infrastructure.

 Ist Monitoring vertraglich geregelt?

Ja, in Abhängigkeit der gewählten Hosting-Variante und Service Level Agreements.

 Wie ist das Störungsmanagement vertraglich geregelt?

Über ein Service Level Agreement.

 Wie lange sind die Vertragslaufzeiten, Versionslaufzeiten, wie lange hält der Support?

Der Proof Of Concept (PoC) ist mindestens für eine Laufzeit von 3 Monaten und maximal 6 Monate als begleitete Testphase. Bei einem Übergang in den Regelbetrieb gelten folgende Bedingungen: 

  • Mindestlaufzeit 12 Monate

  • Kündigungsfrist 3 Monate jeweils zum Monatsletzten (Datenmigration muss individuell überprüft werden)

  • Die Zahlung erfolgt im Voraus zum gewählten Abrechnungszeitraum (jährlich/vierteljährlich/monatlich)

Checklisten

 Was ist ein(e) Check(liste)?
 Welche systemtechnischen Voraussetzungen müssen gegeben sein, bevor ich eine Checkliste erstellen kann?

Keine. Wenn gewünscht können direkt Einschränkungen auf Prüfobjekttyp oder Prüfobjekt gemacht werden, damit die Checkliste nach der Freigabe nicht global verfügbar ist.

 Können Toleranzbereiche definiert werden, welche bei Abweichungen eine Fehlermeldung generiert?

Toleranzbereiche können bei den Checks in einer Checkliste (numerische Checks) durch Angabe einer Unter- und Obergrenze definiert werden.

Darüber hinaus können Eingriffs-/Warngrenzen definiert werden. Somit können in Testify auch Regelkartenmanagement-Anwendungsfälle einfach erfasst und in unseren Dashboards ausgewertet werden.

 Gäbe es so etwas wie einen Varianten Konfigurator, um nach Eingang eines Kundenauftrages und daraus erstellter Materialstückliste die passende Prüfspezifikation mit den individuellen Optionen der Maschine zu generieren?

Dies ist basierend auf einem Import der Variante aus einem Vorsystem (SAP) im Sinne einer Stückliste möglich. Relevant ist hierbei die Prüfspezifikation (Checkliste in Testify) so modular aufzusetzen, damit man je Ausprägung der Variante eine Checkliste erhält, welche man dadurch zuweisen kann. Außerdem ist die Usability unseres Checklisten-Baukastens sehr einfach und intuitiv, wodurch Sie sich auch sehr einfach eine neue Checkliste individuell je Variante aufbauen können – dies ist natürlich davon abhängig, wie oft ein solcher Prozess angestoßen wird.

 Was bedeutet "Neue Seite", "Neue Sektion" und "Neue Prüfung"? Wann brauche ich was?
  • Neue Seite: Bei Starten der Checkliste wird nur die Übersicht der Seiten angezeigt. Erst bei Auswahl der Seite werden die Prüfungen zu dieser Seite angezeigt.

  • Neue Sektion: Die Prüfungen werden zu einer Sektion zugeordnet, um so eine Unterscheidung machen zu können (z.B. Notdusche der Sektion Ebene 3). Sektionen können als "optional" gekennzeichnet werden und sind dann nicht zwingend zu bearbeiten (z.B. Schneeräumen nur, wenn Schnee liegt).

  • Neue Prüfung: Es werden alle Prüfungen untereinander dargestellt.

Es empfiehlt sich die Ebenen nicht zu verschachtelt darzustellen, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Wurde eine Auswahl getroffen, kann diese nicht rückgängig gemacht werden.

 Wie kann man den Status "global verfügbar" anpassen?

Über die Einstellungen der Checkliste kann man die Einschränkung auf Prüfobjekte oder Prüfobjekttypen vornehmen.

 Wie weist man Checklisten zu?

Über "Checkliste ausführen" kann man eine Checkliste einer Person zuweisen.

 Wie aktiviere ich die erstellten Checklisten (produktiv setzen)?

Wenn eine Checkliste veröffentlicht und einem Prüfobjekt oder Prüfobjekttyp zugewiesen ist, kann die Checkliste über "Checkliste ausführen" und nach Auswahl des Prüfobjekts angewählt werden. Nun kann die Checkliste gestartet oder einer Person zugewiesen werden.

 Wie kann ich eine bestehende Checkliste ergänzen und korrigieren (erst kopieren, löschen, tauschen?)

Ist eine Checkliste freigegeben kann über die Auswahl "bearbeiten", die Checkliste im Entwurfsmodus geändert werden. Wird die bearbeitete Checkliste dann freigegeben, wird in "Veröffentlicht" die nächste höhere Version angezeigt. Die alte Version wird nicht mehr angezeigt. Über "Historie" können vorherige Versionen angezeigt und auch wieder über "kopieren" in den Bearbeitungsmodus gebracht werden.

Wird eine Checkliste kopiert, wird keine Versionierung angestoßen. Diese Checkliste wird wie eine neue Checkliste behandelt und erhält nach der Veröffentlichung die Revision 1.

 Müssen Checklisten vor der Veröffentlichung zugewiesen werden?

Nein. Wird eine Checkliste keinen Prüfobjekt oder Prüfobjekttyp zugewiesen, ist diese Checkliste global verfügbar, wird also bei allen Prüfobjekten angezeigt. Einer Person wird eine Checkliste erst dann zugewiesen, wenn diese ausgeführt werden soll.

 Warum sieht man global verfügbare Checklisten nicht unter "Checkliste ausführen"?

Diese werden nur angezeigt, wenn die Checkliste veröffentlicht wurde und ein Prüfobjekt ausgewählt wurde.

 Wie werden abgearbeitete Checklisten archiviert?

Eine bearbeitet Checkliste ist über das System aufrufbar. Die Daten werden in einer SQL-Datenbank abgelegt und dauerhaft gespeichert. Werden Protokolle erstellt, werden diese in der Azure Cloud gespeichert und können dort aufgerufen werden. Es besteht auch die Möglichkeit Testify in Ihrer eigenen MS-Azure-Subscription (damit in Ihrer Datenhoheit) oder On-Premise bei Ihnen auf von Ihnen gewünschten Servern zu betreiben.

 Was verbirgt sich hinter einer numerischen Prüfung, wo gebe ich die Werte ein?

Bei einer numerischen Prüfung wird ein Wert abgefragt. Bei der Durchführung der Checkliste kann der Wert eingegeben werden. Soll auf einen Sollwert geprüft werden, so kann im Prüfmenü (rechte Seite) der Sollwertebereich, bestehend aus Ober- und Untergrenze, eingegeben werden. Ebenfalls kann hier z.B. die Anzahl der angezeigten Dezimalstellen geändert werden.

 Wie kann man numerische Prüfungen umbenennen?

In den Prüfungseinstellungen (rechte Seite, oberster Reiter) kann der Name geändert werden. Hinweis: Die Änderungen in den Prüfungseinstellungen werden nicht immer automatisch gespeichert. Zur Sicherheit immer einmal einen anderen Reiter öffnen. Im unteren Bildschirmrand wird dann die Speicherbestätigung angezeigt.

 Was ist der Vorteil von Checklisten mit Aufbau durch Seiten und Sektionen?
  • Vorteil: Checkliste kann in Abschnitte unterteilt werden (z.B. Bauabschnitte / Anlagen / Unterschiedliche Prüfungsarten (mechanisch / elektrisch…)

  • Nachteil: Keine Unterteilung mehr möglich, wenn einmal festgelegt (wenn Sektion, dann keine Seite mehr….)

Datenschutz

 Welche personenbezogenen Daten können erfasst werden?

Benutzername (E-Mail-Adresse), Titel, Vorname, Nachname, Sprache

 Wofür können die personenbezogenen Daten verwendet werden?

Zur Kennung und Zuordnung eines Users in Testify. Kontaktaufnahme durch Testify.

 Wo werden die Daten gehalten?

Abhängig von gewählter Betriebsvariante.
A) Software as a Service (SaaS) in Testify Shared Cloud (Microsoft Azure): Daten werden in zentraler Testify Cloud (MS-Azure) gehalten (Niederlande und Nordirland)
B) Private Cloud: Installation und Hosting in eigens aufgesetzter MS-Azure-Cloud-Umgebung (Ressourcengruppe), inkl. Möglichkeit für Backup-Plan
C) MS Azure Subscription des Kunden: Deployment und Hosting in der Kunden Azure Infrastruktur mit zahlreichen Zusatzfunktionen, wie z.B. Azure AD Anbindung. 
C) On Premise: Deployment und Hosting in von Kunden bereitgestellter Infrastruktur abhängig von Testify System Requirements.

 Falls die Datenhaltung herstellerseitig erfolgt, ist diese DSGVO konform?

Ja.

 Falls die Datenhaltung herstellerseitig erfolgt, ist diese redundant vorgehalten?

Ja, Georedundanz (Amsterdam und Nordirland in Microsoft Rechenzentren)..

 Werden alle DSGVO Vorgaben garantiert eingehalten?

Mangelmanagement

 Was ist ein(e) Mangel(kategorie)?
 Können Mängel auch unabhängig von Checklisten erstellt werden?

Ja, dies ist über "Mangel erstellen" möglich. Voraussetzung: Das Prüfobjekt wurde vorher über "Administration" erstellt.

 Bedeutung der Schweregrade eines Mangels - ist A hoch oder ist C hoch?

Dies kann einzeln für den Bereich definiert werden. In der Regel wird A als hoch und C als niedrig gewählt.

 Können Fehler in der Montagelinie über die App dem Vorarbeiter gemeldet werden?

Fehler können via Testify im integrierten Mangelprozess gemeldet und sogar abgearbeitet werden. Im Rahmen dieses Prozesses sind auch diverse Möglichkeiten zur Automatisierung wie bspw. Die automatisierte Zuordnung von definierten Fehlern (Mangelkategorie) an definierte User oder User-Gruppen inkl. Fotodokumentation möglich.

Messmittel

 Was ist ein Messmittel?
 Wofür benötigt man Messmittel?

Messmittel sind benötige Geräte für die Prüfungen wie beispielsweise Eichgeräte, Spannungsprüfer oder Waagen.

Offline arbeiten

 Was ist unter „Offlinefunktionalität“ zu verstehen?

Checklisten können auch ohne Netzwerkverbindung abgearbeitet werden. Dazu müssen in der Taskübersicht die Daten der offline zu Verfügung stehenden Checklisten über den Punkt „offline nehmen“ am Endgerät gespeichert werden. Anschließend wird/werden die Checkliste(n) unter dem Menüpunkt „Offline Daten“ angezeigt und kann/können von dort offline gestartet werden. Mängel können immer offline angelegt und abgearbeitet werden.

Hinweis: Wenn offline gearbeitet wurde, müssen unbedingt anschließend die lokalen Daten auf den Server synchronisiert werden, bevor Testify verlassen wird. So lange im Menüpunkt „Offline Daten“ beim Reiter „WIRD SYNCHRONISIERT“ nicht „0“ angezeigt wird, sind noch nicht alle Daten synchronisiert.

Prüfobjekt(typ)

 Was sind Prüfobjekte und Prüfobjekttypen?
 Worin unterscheiden sich Prüfobjekttypen und Prüfobjekten?
  • Prüfobjekte bezeichnen eine zu prüfende Einheit bzw. eine Einheit der ein Mangel zugewiesen werden soll (Beispiel: Leiter)

  • Prüfobjekttypen fassen Prüfobjekte vom gleichen Typ zusammen (Beispiel: Podestleiter, Anlegeleiter, Stehleiter, ...)

 Wo werden Prüfobjekttypen bzw. Prüfobjekte angelegt/eingerichtet?

Im Menü "Administration” unter Prüfobjekttypen. Zunächst ist ein Prüfobjekttyp, anschließend die dazugehörigen Prüfobjekte anzulegen.

 Kann man nicht mehr benötigte Prüfobjekte bzw. Prüfobjekttypen löschen?

Im Sinne der Revisionssicherheit können Prüfobjekte und Prüfobjekttypen nicht gelöscht werden.

Rollenkonzept

 Wie sieht das Rollenkonzept aus?

Rollen können basierend auf verfügbaren Funktionen individuell und feingranular gestaltet werden.

 Welche Rollen gibt es?

Vordefinierte Standardrollen wie Mangelbearbeiter, Qualitätsmanager, Tester und Administrator werden zur Verfügung gestellt. Eigene Rollendefinitionen können aber auch individuell angelegt und adaptiert werden. 

 Wie gestaltet sich die Rollen- und Berechtigungsvergabe?

Alle im Frontend ersichtlichen Aktionen (Buttons, Features, Funktionen etc.) können individuell je Rolle berechtigt werden. In Zusammenhang mit der Erstellung von Gruppen ermöglichen wir dadurch unseren Kunden die individuellen Organisationsstrukturen abzubilden – diese Funktionalität ist bereits bei Kunden aus diversen Branchen mit verschiedensten Größen (vom lokalen Unternehmen bis zum multinationalen Konzern) erprobt.

 Sind die Rollen starr vorgegeben oder können die Rollen nach Maßgaben angepasst werden?

Rollen können individuell nach unternehmensinternen Maßgaben und Verantwortungen selbstständig erstellt werden. 

 Wie fein können einzelne Rollen definiert werden (z.B. Adminrolle: eine Rolle mit allen Rechten oder mehrere Adminrollen mit ggf. eingeschränkten Rechten)?

Wir empfehlen Ihnen, eine Rolle für eine definierte User-Gruppe mit allen Rechten zu definieren, um etwaige Deadlock-Probleme vorab auszuschließen. Darüber hinaus können Sie jedoch Ihre persönlichen Administratoren mit eingeschränkten Rechten in diverse Rollen anlegen und somit Ihre Unternehmensstruktur abbilden.

Schnittstellen

 Was für eine Schnittstelle gibt es?

Drittsysteme werden über unsere Public Rest-API integriert. Darüber hinaus gibt es Standard-Konnektoren zu den weitverbreitetsten Drittsysteme. 

 Welche Möglichkeiten gibt es, Schnittstellen anzubinden?

Unser Customer Success Team berät Sie gerne dazu und steht Ihnen beratend zur Seite. Kontaktieren Sie bitte office@testify.io

Sicherheit

 Wird die Software regelmäßig auf bekannte Sicherheitslücken hin überprüft?

Ja, es werden regelmäßig Penetration Tests durchgeführt, um die Sicherheit zu gewährleisten. 

Störfallmanagement

 Wie werden wir herstellerseitig über Ausfälle (Beginn, Ende, ggf. Zwischenstand) informiert?

Im Zuge von Service Level Agreements mit proaktiver Benachrichtigung an definierte Key-User aus dem Testify App Insights Monitoring. 

 Werden wir über Probleme aller Komponenten informiert?

Ja, über alle Komponenten, die den Kunden potenziell betreffen könnten. 

 Wie schnell und wie oft werden wir informiert?

Je nach Einstufung der business-kritischen Komponenten.

 Welche Inhalte haben die Informationen?

Start/Ende des Ausfalls, Grund, Lösungsansatz, Workaround, Auswirkung

 Über welche Meldewege können Ausfälle und Probleme gemeldet werden?

Bei Inanspruchnahme unser Service Level Agreements Packages über unseren intuitiv bedienbaren Customer Service Desk

 Kann vereinbart werden, wer Störungen an den Hersteller melden darf?

Ja, mit den gemeinsam definierten Testify-Key-Usern

Systemumgebung / Weiterentwicklung

 Können eigene Anforderungen und Weiterentwicklungen in Auftrag gegeben werden?

Ja, unter Einhaltung des Testify Standard-Entwicklungsprozesses in enger Anforderungskonzeption mit dem Auftraggeber.

 Lässt sich die Software funktional und an eigene Bedürfnisse anpassen?

Verschiedenste Funktionen und Workflows sind per Baukastenprinzip per Default flexibel und je nach Rollenkonzept einsetzbar. 
Weiterentwicklungen bzw. kundenspezifische Anforderungen werden je nach Kundenwunsch mit dem Auftraggeber in einem Anforderungstermin geplant und im Testify Standard implementiert. Feature-Wünsche können bei Inanspruchnahme unserer Service Level Agreements über ein komfortables Ticket-Portal eingemeldet werden. Wenn Bedarf besteht, kann das Feature nach internem Verfeinerungsprozess in Auftrag gebegeben werden. 

 Können Updates verschoben oder abgelehnt werden?

Ja, Deployment-Pipeline je nach Hosting-Variante und Service Level Agreements in Abstimmung mit Auftraggeber.

 Wie wird die native iOS App und Android App zur Verfügung gestellt?

Via iOS-App-Store; Android via Google-Play-Store; alternativ auch via WebApp mit gleicher Funktionalität, z.B. bei On-Premise oder auftraggeberseitigen Store-Beschränkungen. 

 Welche Auswirkungen kann ein Versions-Change (Release) haben? Kann man einen Change auch ablehnen oder auf später verschieben?

Neue Versionen werden in regelmäßigen Abständen nach unserem Standard-Release Zyklus (2 bis 4 Wochen) eingespielt. Es werden somit Performanceverbesserungen erreicht und zusätzliche Features verfügbar. Die grundlegende Bedienung ändert sich nicht. Release-Updates werden den definierten Key-Usern über unsere Release-Notes im Benutzerhandbuch vor Update bereitgestellt.

 Welche Hardware wird von Testify unterstützt?
  • Tablet

  • Desktop-PC

  • Smartphone

 Kann ein eigenes Layout und Branding erstellt werden?

Ja die Testify (Web)App kann nach unseren White-Labeling Möglichkeiten in ein eigenes Corporate Design gebracht werden

Wartung

 Wird es einen separaten Wartungsvertrag geben?

Nein, die Wartung ist in unseren allgemeinen SaaS-Lizenzverträgen und Service Level Agreements definiert. 

Noch Fragen?

Gerne steht Ihnen unser Customer Success Team bei weiteren Fragen gerne zur Verfügung.
Bereits bestehenden Nutzern empfehlen wir direkte Kontaktaufnahme mit Ihrem Key-User.

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